Karlstads kommun har under de senaste åren arbetat med att stärka och modernisera sin integrationsmiljö. När kommunen upphandlade om en ny IT-leverantör för två år sedan, fick Kazoku IT ta emot det. Målet var att skapa en mer transparent och styrd leverans kring systemintegrationer samt att förbättra förvaltningen och utvecklingen av nya integrationer.

UTMANINGAR

Otydliga roller mellan utveckling och förvaltning:

Karlstads kommuns center för systemintegration hade svårt att skilja mellan vad som var utveckling och vad som var förvaltning inom systemintegration. Detta skapade förvirring och ineffektivitet i hanteringen av IT-resurser och projekt och då det saknades tydliga gränsdragningar blev projektens omfattning och syften ibland oklara.

Svårigheter att hantera den tekniska miljön:

Kommunen upplevde problem med hur den tidigare plattformen, Mule, hanterades tekniskt såväl inom den egna organisationen som av tidigare leverantör. Plattformen upplevdes som utdaterad och inte tillräckligt stabilt för kommunens behov. Det var svårt att utveckla och förvalta integrationer på ett effektivt sätt.

Behov av att hänga med i digitaliseringens utveckling:

Som offentlig aktör är Karlstads kommun medveten om att de inte alltid är ”cutting edge” när det gäller teknik men även en kommun måste följa med i digitaliseringen av dess verksamheter i takt med att behoven hos användare och kommuninvånare uppstår. Under den period då Kazoku levererat både utveckling och förvaltning av integrationer har det blivit allt tydligare att möjligheterna med digitalisering skulle kunna, med hjälp av integrationer, förverkligas i högre grad. Det fanns ett växande behov av att hantera ökade krav på integrationer inom kommunens verksamheter, och att få en mer transparent och styrd leverans av dessa integrationer.

Utmaningar med avtal och upphandling:

Karlstads kommun är styrd av lagen om offentlig upphandling, vilket innebär att de är bundna till att konkurrensutsätta avtal vid vissa tidpunkter. Det tidigare avtalet hade en struktur som inte fullt ut stödde kommunens utvecklingsbehov, och även om det nya avtalet med Kazoku tog steg framåt, fanns det fortfarande utmaningar med att säkerställa att allt fungerade smidigt inom de givna ramarna.

LÖSNINGAR

Implementering av en ny integrationsarkitektur och teknikplattform:

Kazoku fortsatte implementering av kommunens nya teknikplattform baserad på BizTalk och Azure. Karlstad kommun har nu en mer homogen och mer förvaltningsbar plattform än tidigare. BizTalk erbjöd en bredare tillgänglighet för infrastrukturen och bättre supportmöjligheter, vilket gjorde det lättare för kommunen att få tillgång till kunskap och resurser.

Strukturerad systemintegration och förbättrad internprocess:

Under samarbetet med Kazoku började kommunen arbeta mer strukturerat med systemintegrationer. Interna processer, såsom beställningsprocessen, blev tydligare och bättre definierade. Detta gjorde att kraven på integrationerna kunde hanteras mer effektivt, och att design- och arkitekturfrågor kunde lösas på ett mer genomtänkt sätt.

Ökad agilitet och införande av DevOps:

Kazoku förbättrade och effektiviserade agila metoder och DevOps-principer i kommunens arbete genom att implementera dessa i deras befintliga ICC. Detta innebar att arbetet med integrationer kunde ske i snabbare och mer flexibla cykler. Teamet från Kazoku, som inkluderade en Scrum Master och utvecklare, bidrog starkt till att sprida det goda arbetet inom ICC till hela kommunens IT-avdelning, vilket bidragit starkt till en god kulturförändring i hur man idag hanterar IT-projekt.

Förbättrad samverkan och anpassning:

Kazoku visade sig vara en lyhörd partner som kunde anpassa sitt arbete efter kommunens specifika behov. De anpassade sina processer och metoder för att säkerställa att samarbetet fungerade smidigt och att kommunen fick det stöd som behövdes. Detta inkluderade allt från tekniska anpassningar till att skapa ett arbetsklimat där alla kände sig trygga och stöttade. Kazoku har också hjälpt kommunen att bemanna produktägarrollen för ICC under en tid, och gjort så med god framgång.

Proaktiv övervakning och drift:

Kazoku införde en proaktiv övervakning av kommunens system för att säkerställa att eventuella problem kunde upptäckas och åtgärdas snabbt. Detta gav kommunen en ökad trygghet och minskade risken för driftstörningar, vilket var särskilt viktigt i en miljö där teknisk stabilitet och tillförlitlighet var avgörande.

RESULTAT

Samarbetet mellan Karlstads kommun och Kazoku har varit mycket framgångsrikt och har lett till flera positiva utfall:

Förbättrad utveckling och förvaltning

Kommunen har lyckats öka utvecklingstakten utan att kompromissa med kvaliteten på förvaltningen, tack vare de strukturerade processerna och den agila arbetsmetodiken.

Effektiv överlämning till ny leverantör

När avtalet närmade sig sitt slut har Kazoku visat hög professionalism i överlämningen till den nya leverantören. Detta har bidragit till en smidig transition utan större friktion.

Ökad kompetens och trygghet

Den förbättrade tekniska lösningen, tillsammans med Kazokus stöd, har gjort det lättare för kommunen att hantera personalomsättning och andra förändringar, samtidigt som de har fått en plattform som stöder deras långsiktiga mål.

Samarbetsanda och flexibilitet skapar stabilitet och framgång

Kazoku utmärker sig genom sin förmåga att tänka utanför boxen och sin starka vilja att stötta både kollegor och beställare. Detta skapar ett klimat av stabilitet där alla känner sig trygga, eftersom det alltid finns någon som ställer upp om något händer. Oavsett om det handlar om att hjälpa en kollega som fastnat i ett utvecklingsarbete eller att snabbt lösa en akut incident, finns det alltid någon som är villig att rycka in, även om det innebär att avbryta en semester. Denna hjälpsamhet och flexibilitet, utan behov av formella förhandlingar, är en stor fördel i samarbetet mellan beställare och utförare.

”Kazoku har ett väldigt behagligt klimat inom teamet och också sättet som teamet frontas ut mot andra. En stor del av min positiva upplevelse av att gå med i ICC är ju tack vare er för att ni har varit väldigt transparenta, väldigt duktiga, väldigt vänliga, trevliga och lättarbetade. Oavsett om det har handlat om tekniska frågor eller kommersiella frågor eller hur vi ska jobba, så ni har ju haft en väldigt bra förmåga till det tycker jag. Så jag är glad för min del. Ni har gjort mitt jobb mycket lättare.”

–              Torbjörn Stake, Gruppchef IT på Karlstads Kommun

SLUTSATS

Kazoku IT’s engagemang och tekniska expertis har varit avgörande för Karlstads kommuns framgångsrika transition till en mer modern och effektiv integrationsplattform. Samarbetet har inte bara löst de tekniska utmaningarna utan också bidragit till att skapa en kultur av kontinuerlig förbättring och samarbete inom kommunen. Detta har lagt grunden för fortsatt digital utveckling och förbättrad service för Karlstadsborna. För övrigt önskar vi Karlstads Kommun en lyckad framtid, ett stort tack till Torbjörn Stake för att han ställde upp och tack Karlstads Kommun för dessa år tillsammans!

Behöver ni också en lösning på era utmaningar? Lås oss underlätta ert arbete. Boka en kostnadsfri konsultation idag.