Ökad produktivitet och lönsamhet med digitaliserad dokumenthantering

LBC Logistik har gått från att hantera tusentals ordrar, transportsedlar och fakturor manuellt till att sköta detta helt digitalt med hjälp av fordonsdatorer och Swedwise lösning för effektiv dokumenthantering. Detta har resulterat i att LBC Logistik med bibehållen administrationsstyrka fått nöjdare kunder, större volymer och ökad lönsamhet.

Lågt digitalt tänk

När Henrik Gillisson tillträdde som VD för LBC Logistik AB år 2010 präglades företaget av lågkonjunkturen och försökte ta sig upp igen.

– Planen var att vi skulle växa och för att vi skulle klara av det utan att öka personalstyrkan var vi tvungna att följa med i utvecklingen, säger Henrik.
Närmare 50 000 ordrar och transportsedlar hanterades då manuellt och ordrar kunde komma via sms, mail och telefon och levererades från hand till hand.
Det var minst sagt ett tungrott och tidskrävande arbete för företagets administrationsavdelning.

– Det var väldigt lågt digitalt tänk i företaget och mycket manuellt arbete. Vi hanterade enormt många transportsedlar som kom in sent och lätt kunde tappas bort och det manuella arbetet blev en stor källa till fel. Sakta började vi växa och märkte att den manuella hanteringen blev för tung, säger Henrik.

”Digitalisering är en förutsättning för konkurrenskraft och ekonomisk utveckling” 

70% av transportsedelhanteringen digitaliserad
Det som tog mest tid var den manuella hanteringen av transportsedlar och kundfakturor. Med hjälp av Swedwise har LBC automatiserat detta genom att koppla ihop deras transportledningssystem, TDX, som ligger till grund för faktureringen, med Swedwise tjänst StreamServe. Idag är 70% av transportsedelhanteringen och 50 % av fakturahanteringen digitaliserad då närmare 60 företag tar emot faktura elektroniskt och 800 kunder via pdf. 

– Detta har minskat belastningen för administrationspersonalen, minskat deras stressnivå och frigjort tid till mycket annat, säger Henrik.

Swedwise har även hjälpt LBC Logistik med installation av ett skanningssystem för digitalisering av inkommande affärsdokument. Programvaran Autostore indexerar hela dokumentet så det blir sökbart och på så sätt blir det enklare att läsa in information som kommer via pappersformat. Utöver de interna dokumenten så har även andra mindre projekt gjorts som bidragit till företagets digitala utveckling.

– Digitalisering handlar om att identifiera en utmaning för att sedan ta små, tydliga och isolerade steg som man betar av allteftersom, säger Henrik.

Ökad lönsamhet

Resultatet av digitaliseringen talar sitt tydliga språk. År 2007 omsatte LBC Logistik 134 miljoner och hade 11 personer som administrerade 49 000 ordrar. År 2017 hade omsättningen ökat till 180 miljoner med 59 000 ordrar och bibehållen personalstyrka på 11 personer.
– Detta hade inte varit möjligt utan digitaliseringen, säger Henrik. 

LBC Logistik jobbar med såväl små åkeriföretag som med stora kommuner.
– Vi vill inte bara vara en transportör A till B utan även tillföra mer värde för våra kunder. Det kan vi göra nu genom att spara tid, pengar och arbete för dem, säger Henrik.

Digitalisering en del av vardagen

Swedwise och LBC Logistik har jobbat tätt ihop under tre års tid och hela tiden arbetat med ständiga förbättringar.
– Med Swedwise får vi en kontakt som förstår våra behov, flöden och vart vi vill och hjälper oss på ett smidigt och effektivt sätt. Vi använder dem som konsulter och bollplank och kan därmed fokusera på det som vi är bra på, säger Henrik.

Henrik är noga med att betona att digitalisering inte handlar om ett enskilt projekt utan om att ständigt vara nyfiken på att utveckla företaget.
– Digitalisering är en del av vardagen, ett arbetssätt, ett förhållningssätt och en naturlig utveckling av bolaget. Jag tror tyvärr att många är rädda för digitalisering, de tror att det är något nytt och vet inte vad det innebär. För mig är digitalisering ett utvecklingsarbete som är en del av vardagen, säger Henrik.

– För att ha en ekonomisk utveckling och fortsätta vara konkurrenskraftiga så är digitaliseringen en förutsättning och det har LBC förstått. De är otroligt mycket bättre rustade än företag som sitter kvar med lappar och papper, säger David Hedström, Key Account Manager, Swedwise.

Resultat av digitalisering

• Ökad omsättning
• Mindre manuell hantering
• Mer tid över till annat
• Bibehållen administrationsstyrka
• Minskad stressnivå

Om LBC Logistik
LBC Logistik AB bildades 2003 och har lokalkontor i Kristinehamn och Karlskoga. LBC Logistik AB är ett transportsäljande företag som är verksamma inom anläggnings-, maskin-, miljö-, fjärr-, volym-, bud- och flyttsektorn. Idag har de totalt ett fyrtiotal delägare som är åkerier i Värmland och Örebro län. LBC verkar som deras mark- och serviceorganisation.

Om Swedwise
Swedwise, med 20 år i branschen, är ett svenskt bolag inom informationshantering med huvudkontor i Karlstad och kontor i Stockholm och Göteborg. Swedwise arbetar med att utveckla och digitalisera kundernas processer. De levererar både mindre och komplexa integrationslösningar som förenklar hanteringen av kundernas affärsdata. Kunderna återfinns inom både privat och offentlig sektor.

Text och foto: Hanna Grevillius