Kundportal i Microsoft 365 ger KD Solskydds kundservice extra styrka

”Vi ville ha en korrekt och säker support, som gör att vi i slutändan kan bli ännu bättre på att bemöta våra kunder. Inget ska ramla mellan stolarna, säger Tobias Strandberg”, marknadsansvarig på KD Solskydd.

Tydlig bild av vad de ville uppnå

KD Solskydd hade en tydlig bild av vad de behövde uppnå och en grundtanke om vad de ville ha för att förbättra och förenkla sitt arbetssätt. De förklarade för oss på Soleil var förbättringsmöjligheterna fanns i kontakter med kunder och med den vetskapen kickade vi igång projektet.

”Vi startade med några workshops för att få fram hur allt fungerar och gick sedan igenom hela kedjan och fastställde önskat läge. Vi började i helt rätt ände och jobbade oss fram till hur lösningen ska se ut” berättar Jennie Thorén Johnson, projektledare på Soleil.

”Microsoft 365 har standardlösningar som stämde bra med det KD Solskydd ville uppnå och både vi och de ville undvika specialutvecklade lösningar. Kristoffer Ahlqvist hos oss på Soleil anpassade listor i SharePoint och skapade flöden i Power Automate i kombination med formulär i Power Apps utifrån de krav och önskemål vi kommit överens om. Vilket blev en mycket bra lösning”, fortsätter Jennie.

Kunder från norr till söder och ett behov av en korrekt och säker support

KD Solskydd har återförsäljare runt om i hela Sverige som hör av sig med olika frågor. Det kan exempelvis handla om ifall någon produkt går att tillverka i ett visst utförande. Kundtjänsten kanske inte kan ge svar direkt, utan de behöver undersöka internt hur de ska lösa det först.”I PowerApps-applikationen skapar de ett ärende på frågan, vem som är ansvarig och med en deadline om hur snabbt de ska återkomma till kunden. Där lagras listor som tilldelar vem som ska få ärende, uppgifter om kunder, kopplingar till offerter, deadlines och så vidare. Formulären fungerar minst lika bra att fylla i via mobil som via surfplatta”, berättar Jennie.

Med femtio heltidsarbetande och med ett trettiotal säsongsarbetare behövs bra rutiner för att få en säkrare support.

”Varje person får en sammanställning varje morgon på sina ärenden, säger Tobias och fortsätter; Detta har betytt väldigt mycket för vår kundservice. Vi har nu en mycket mer kvalitetssäkrad support då inget ramlar mellan stolarna vilket gör både medarbetare och kunder mer nöjda”.

Roligt samarbete och fler utvecklingsmöjligheter

Framöver vill KD Solskydd bygga vidare i SharePoint och MS365. Det finns flera förbättringsmöjligheter kring till exempel offerthantering och fördelar med till exempel automatiserade mejlflöden.

”Kristoffer, Jennie och gänget på Soleil har varit lyhörda, testat och skruvat fram och tillbaka. Vi har pusslat ihop detta tillsammans och när vi stött på problem som behöver lösas, så har Soleil guidat oss fram till en korrekt lösning”, tycker Tobias.

Jennie tycker att det har varit ett roligt uppdrag och extra kul är det när kunden, med Tobias i spetsen, är så intresserad och kunnig.

”Vi hade ingen tydlig kravspecifikation när vi drog igång men för mig som projektledare är de bland de roligaste uppdragen, när vi tillsammans planerar hela processen. Med deras och våra kompetenser tillsammans, har vi verkligen skapat kundvärde och förbättrat livet för medarbetarna, det är riktigt kul”, avslutar Jennie Thorén Johnson, Soleil.