Case: Effektivt och lättillgängligt intranät till Diskrimineringsombudsmannen (DO)

Diskrimineringsombudsmannen (DO) såg ett stort behov av att ta fram en ny modern digital arbetsplats som underlättar vardagen för deras 100 medarbetare. Soleil har tillsammans med Advant tagit fram ett skräddarsytt intranät med fokus på informationsspridning och delaktighet.

- Medarbetarna behövde större kännedom om vad som händer i verksamheten. I och med de sociala funktioner som moderna intranät erbjuder finns goda möjligheter att dela information på ett helt annat sätt., säger Åsa Andersson, kommunikatör och projektledare på DO.

Lättillgänglig information högt prioriterat

Ett av DO:s mål var att det skulle bli lättare att hitta information på det nya intranätet. De har gjort en stor insats för att tydliggöra och förenkla både genom att ta fram en ny informationsstruktur och att skriva om och komplettera innehållet.

- Det nya intranätet är mycket annorlunda jämfört med det gamla, det känns lättöverskådligt och luftigt. Och det var efterlängtat. Många har sagt ”äntligen”, berättar Åsa.

Överskådlig och unik design

Intranätet är också lätt att överblicka och ger ett trevligt visuellt intryck tack vare designen, som Advant tagit fram i tätt samarbete med Soleil och DO.

- Vi har gjort en egen lösning i form av en kontrollpanel som går att fälla ut. Där kan var och en samla alla sina kontakter, länkar, grupper och favoriter. Den bygger på samma principer som i vår paketlösning men har en unik design för DO, förklarar Fredrik Stodne, projektledare, Soleil.

Egenanpassade sociala funktioner

DO tänkte utanför ramarna och valde att göra några egna anpassningar av det paket med sociala funktioner (Social Collaboration) som SiteVision erbjuder. Soleil har till exempel utvecklat egna moduler för anslagstavla och viktig information.

- Med hjälp av funktionen ”meddelande” kan vem som helst dela med sig information, medan det finns en funktion som kallas ”kritisk information”, som bara vissa personer kan skapa, säger Fredrik.

Lanserade intranätet i tre steg

För att jobba så effektivt som möjligt i projektet valde DO att lansera intranätet i tre steg. Första versionen hade nyhetsflöde, evenemang och aktiviteter (kalenderhändelser). I nästa steg släpptes funktionerna viktiga meddelanden och anslagstavla, som gör att alla medarbetare snabbt får viktig information. I det tredje steget kompletterades intranätet med grupprum.

Grupprum för samarbeten viktiga

Det nya intranätet är, precis som DO önskade, ett verktyg för ett effektivare arbete, inte minst när det gäller samarbeten.

- Det finns redan 16 aktiva grupprum och det känns väldigt bra. Vi har fått positiva reaktioner från medarbetarna, säger Åsa.

Med det nya intranätet som plattform kommer DO nu fortsätta att förbättra och effektivisera sina interna processer.

Ihärdigt testande ger resultat

DO var mycket aktiva i både design- och utvecklingsarbetet, vilket var en framgång för projektet.

- Åsa var duktig på att testa och kontrollera att saker och ting fungerade kontinuerligt. Det gjorde att vi upptäckte buggar snabbt. Jag kan säga att hon är den kund jag jobbat med som varit allra bäst på att testa, berättar Fredrik.

Snabb återkoppling och stor flexibilitet

Med hjälp av ett agilt arbetssätt med demo-avstämningar varje vecka kunde projektledare och utvecklare snabbt få feedback. Det höga engagemanget hos DO bidrog till att arbetet gick mycket smidigt.

- Både projektledare och utvecklare har gjort ett fantastiskt jobb. Vi har haft ett mycket bra samarbete, de har återkopplat snabbt och varit flexibla. Ja, de har gjort ett toppenjobb helt enkelt, avslutar Åsa.

Relaterat innehåll